• Det kan övervägas att skjuta upp disputation/seminarium. Det är inte alls säkert att situationen är bättre till hösten, men det är möjligt. Dock bör stor hänsyn tas till om det innebär problem för doktoranden/licentiaten att skjuta upp försvaret av avhandlingen, och utgångspunkten är att verksamheten ska fortsätta som vanligt om så är möjligt.
  • Helt virtuella disputationer/licentiatseminarier (i första hand via Zoom) är tillsvidare tillåtna, och kan till och med vara att föredra för att undvika publika sammankomster. I detta fall måste  avhandlingsförsvaret göras offentligt genom att länken till det virtuella rummet anslås på institutionens hemsida och även sprids så långt som möjligt till berörda institutioner. Ändring till virtuellt försvar är möjlig även efter spikdatum.

Generellt gäller:

  • Opponent och ledamöter som är förhindrade att deltaga kan ersättas genom att sektionsdekanus eller dekanus utser annan opponent/ledamot. Detta kan ske med kort varsel.
  • Om en ledamot ska ersättas är det ofta lämpligt att suppleanten går in som ordinarie ledamot och en ny suppleant utses.
  • Om en opponent ska ersättas är det ofta lämpligt att en av ledamöterna går in som opponent, suppleanten går in som ordinarie ledamot och en ny suppleant utses.

Vid delvis virtuellt försvar av avhandling (fysisk sal finns) gäller:

  • Opponent och ledamöter som är förhindrade att delta fysiskt kan delta via länk (i första hand Zoom).
  • Samtliga dessa som är med via länk ska kunna se och höra respondenten, presentationer som ges i salen och i möjligaste mån alla som yttrar sig i salen. 
  • Med tanke på de särskilda omständigheterna är det tillsvidare tillåtet även att respondent
    medverkar via länk om nödvändigt.
  • Närvarande i salen ska i möjligaste mån kunna se och höra alla dem som är med via länk.

Generellt för virtuella eller delvis virtuella försvar gäller:

  • Det är att rekommendera att samtliga som är med via länk lämnar telefonnummer i förväg så att det finns möjlighet till direkt telefonkontakt mellan disputationens ordförande och personen i fråga för att hantera eventuella teknikproblem.
  • Det är att rekommendera att det finns möjliga suppleanter utsedda för samtliga ledamöter som medverkar via länk. Om en ledamot via länk faller bort så kan då suppleanten gå in och delta i överläggningarna, eventuellt efter dekanbeslut (i de fall då detta krävs, d v s om den nya sammansättningen av nämnden kommer att bryta mot reglerna).
  • Fakulteten utser normalt endast en suppleant i samband med anmälan av disputationen men det är, under nuvarande omständigheter, lämpligt att utse fler personer som med kort varsel kan ersätta ordinarie ledamöter (med olika scenarios i åtanke rörande vem som faller bort). Sådana förslag på extra ersättare inklusive kort motivering kan skickas direkt till aktuell sektionsdekan med cc till disputation@science.su.se om nämnden redan har godkänts. Extra suppleanter kan också föreslås och utses redan då disputationsblanketten skickas in. Använd i så fall rutan ”Övriga upplysningar” för detta förslag.
  • Underskrift på protokollet från ledamöter som medverkar via länk kan hanteras exempelvis genom att ordförande signerar å deras räkning, varefter ledamot omedelbart bekräftar via epost. E-posten sparas och utgör digital signatur.
  • Opponenten måste kunna ta del av respondentens anförande och kunna delta under hela oppositionen. Ledamot av betygsnämnden/examinator vid licseminarium måste kunna ta del av hela disputationen/seminariet. Publiken måste ges möjlighet att ställa frågor i slutet av disputationen/licentiatseminariet, exempelvis via chat-funktion. Fallerar tekniken så att ovanstående krav inte kan mötas så ska ordföranden besluta att disputationen/seminariet måste göras om/skjutas upp.
  • Det är institutionen som ansvarar för eventuella arrangemang med länk.

Henrik Cederquist
Vicerektor för det naturvetenskapliga området